O trabalho remoto foi destacado nos últimos meses. Em muitas organizações, essa transição repentina tem sido perturbadora e confusa – para funcionários que se sentem mais à vontade com as rotinas de um escritório físico tradicional, bem como para líderes que antes não gerenciavam trabalhadores remotos.
É por isso que é essencial implantar parâmetros e orientações sobre trabalho remoto – de tecnologias a boas práticas. Embora o gerenciamento de funcionários remotos possa exigir um pouco de trabalho extra a curto prazo, ele tem recompensas a longo prazo à medida que os funcionários descobrem uma comunicação e colaboração aprimoradas.
O trabalho remoto foi destacado durante a pandemia de COVID-19. Em muitas organizações, essa transição foi difícil tanto para os funcionários que se sentem mais à vontade com as rotinas de um escritório físico tradicional, quanto para os líderes que não possuíam experiência na gestão de home office.
A implantação de parâmetros e orientações sobre trabalho remoto – de tecnologias a boas práticas – é fundamental para gerenciar equipes que atuam de forma remota.
Embora o gerenciamento de funcionários em home office possa exigir uma atenção extra a curto prazo, ele pode oferecer recompensas a longo prazo, à medida que os funcionários descobrem uma forma de comunicação e colaboração aprimorada.
3 dicas básicas sobre gestão de home office
A gestão de home pode parecer difícil em um primeiro momento, mas se a sua empresa seguir algumas dicas básicas de comunicação e organização, a modalidade pode conferir bons resultados ao seu negócio como um todo.
1 – Escolha os meios de comunicação com cuidado
Houve um bombardeio de reuniões virtuais, e-mails e bate-papos. Todas as conversas que ocorreram na sala de conferências, no bebedouro, nos cubículos e nas instalações dos clientes agora ocorrem repentinamente, online ou por telefone.
Para ajudá-los a se sentirem menos sobrecarregados e frustrados, os funcionários – especialmente os novos no trabalho remoto – podem precisar de orientação sobre qual o melhor método de comunicação.
Para isso, peça aos funcionários remotos que considerem a conversa: complexidade, duração, delicadeza emocional, sensibilidade ao tempo e o nível de colaboração necessário. Aqui estão algumas dicas de comunicação que podem facilitar o dia a dia dos funcionários que trabalham de forma remota:
- E-mail: bom para informações diretas, breves, neutras e que não exijam respostas, colaboração ou discussão oportunas;
- Mensagens Instantâneas / Bate-Papo: essas conversas incentivam a socialização e são ótimas para perguntas e respostas rápidas, colaboração em tempo real e para compartilhar informações e anúncios sensíveis ao tempo;
- Vídeo e Webconferência: Mesmo sem presença física, as reuniões virtuais presenciais melhoram a comunicação. Use a videoconferência para explicar informações complicadas de colaborar e use o compartilhamento de tela para revisar os planos e documentos do projeto;
- Telefone: quando o vídeo não for uma opção viável, use o telefone para comunicar informações sensíveis, complicadas e demoradas aos colegas.
2 – Considere como e o que comunicar
Há um nível de conforto associado à presença física em um escritório – uma compreensão de que é um local de trabalho. Nesse sentido, os líderes empresariais podem se perguntar se os funcionários que trabalham em casa têm o equipamento certo e a estrutura organizacional certa para realizar o trabalho.
Para evitar confusões e suposições, comunicar claramente metas, expectativas, prazos e progresso é fundamental para uma boa gestão de home office. E lembre-se: deve ser uma via de mão dupla, os funcionários devem mantê-lo atualizado sobre essas mesmas coisas.
Além disso, seja flexível em relação à disponibilidade e horários de trabalho individuais. Alguns funcionários remotos podem preferir começar o trabalho mais cedo, fazer uma sesta no almoço ou fazer uma hora de ioga à tarde e depois trabalhar até tarde.
Isso pode funcionar, desde que eles criem um cronograma regular e compreendam os requisitos e prazos da empresa. Ressalte que todos precisam exagerar na comunicação de suas horas de trabalho individuais, para que não haja mal entendidos ou frustração na equipe.
3 – Defina o exemplo certo
Também é importante se concentrar em seus próprios métodos de comunicação como líder. Especialmente em tempos de crise, programe reuniões consistentes – como em mãos, reuniões de atualização de projetos e reuniões individuais com chefes de departamento. Quando as boas práticas de comunicação começam do topo, os funcionários permanecem engajados e informados.
Por fim, considere as ferramentas que os funcionários remotos estão usando para otimizar ainda mais a gestão de home office. Produtividade e segurança devem ser objetivos principais.
Pensando em produtividade, é importante o uso de redes VPN para que o usuário possa acessar conteúdos remotos e recuperar dados de um outro servidor de forma rápida e eficaz, além de produzir relatórios sobre estas atividades.
Quanto à segurança, o uso de firewall é o primeiro passo para uma conexão remota segura. Além de ter a opção webfilter, é possível ter o controle do que o usuário acessa.
Portanto, por meio da rede VPN, o usuário está protegido por este firewall, que faz o controle de acesso dos usuários e aplica regras dentro das diretrizes de sua empresa. Além disso, gera relatórios do que o usuário está acessando, por quanto tempo e se está realmente acessando ou não.
A maioria dos usuários possui um firewall padrão em suas redes domésticas, mas para arquivos com dados sensíveis é importante ter uma conexão mais segura.
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